Word 论文写作小技巧


本文主要介绍使用在 Windows 系统中 MS Word 配合 Citavi 进行论文写作和文献管理的小技巧。

图表的交叉引用

对于 Word 中插入的图表,在正文写作时可能需要对图表进行交叉引用,比如“由图 1 知”、“由表 2 可得”。此时,我们可以运用 Word 主菜单栏「引用」中的「插入题注」功能。在写作完成后,我们只需要选中相应区域,点击更新域(或者按快捷键「F9」),图表的编号会自动更新。如果想要对所有域进行更新,可以先按「Ctrl + A」,再按「F9」。

公式编号及交叉引用

除了图表,我们往往还需要对公式进行交叉引用。对于公式的编号及交叉引用,「MathType」或「AxMath」等插件非常好用,但如果你的合作者没有下载相应的软件,则对方可能无法编辑,并且有些情况下(比如部分学校的毕业论文)要求你必须使用 Word 自带公式编辑器,此时外部插件就不香了。因此,这里主要介绍如何使用 Word 自带公式编辑器进行公式编号及交叉引用。

网上有许多关于公式编号及交叉引用的方法,不过要同时实现编号右对齐自动更新编号方便交叉引用三种功能,个人更习惯使用以下方式。

Word 的公式编辑器可以选择「Unicode」和「LaTeX」两种方式,下面的例子使用后者进行公式编写,具体步骤如下:

  1. 使用快捷键「Alt + =」,进入公式编辑状态;

  2. 输入公式后,在公示编辑框內输入「#()」,将光标停留在括号中,点击主菜单栏「插入」中「文档部件」下拉菜单的「域」,选择「AutoNum」,格式为「1,2,3,...」,点击「确定」,此时「#()」中自动生成了数字「1」,其他公式的编号自动更新(若未更新,可选中相应区域,按快捷键「F9」更新域);

  3. 选中生成的数字「1」,点击主菜单栏「插入」中的「书签」,在「书签名」中输入公式的标签(如 “Eq1”),点击「添加」;

  4. 使用快捷键「Ctrl + =」,将线性公式转换为专业格式;

  5. 在正文需要引用公式的位置,点击主菜单栏「插入」中的「交叉引用」,在「引用类型」下拉菜单中选择「书签」,再选择对应的公式标签即可;

  6. 在写作完成后,类似地,选中相应区域,点击更新域(或者按快捷键「F9」),公式的编号会自动更新。

文献管理软件:Citavi 6

市面上常用文献管理软件的对比可以参考此链接。每个软件都有其自身的优点,每个用户都有自身的使用习惯,适合自己的才是最好的。本人亲身使用过 EndNote X9Citavi 6 两款文献管理软件进行过论文写作,同时了解对比过若干个其他文献管理软件,不得不承认 Citavi 6 的确是文献管理软件中的战斗机,其主要特点参见官网。个人最终选择了 Citavi 6 作为主要的文献管理工具,主要有以下几个原因:

  • 基础功能完善,拓展功能强大,兼具完备性和灵活性;
  • 可以选择将项目保存在本地或云端(德国本地服务器,数据安全性有保障);
  • 社区用户活跃,官方论坛能够解决 90% 以上的软件使用问题,并且能在客户服务 QQ 群向管理员提问,亲测服务态度贼棒。

当然,Citavi 6 也有一些缺陷,个人认为主要有以下几点:

  • 初期学习成本较大(相对于其他文献管理软件而言),但学会之后显著提高科研效率;
  • 启动程序较慢(成功启动之后运行流畅);
  • 个别情况下遇到云端服务器维护时,无法打开云端项目让人崩溃(鉴于教训,本人将最近正在写作的论文项目存放在了本地,已完成或者不紧急的项目放在云端,云端和本地项目可以相互转换);
  • 个别用户的在 Word 中不显示 Citavi 插件(可以在官方论坛或者客服服务 QQ 群寻求帮助,但也存在用户的 Word 本身有问题的情况)。

如果大家对 Citavi 6 比较陌生,可以参考 Citavi 6 入门指南进行学习,下面主要介绍几个常用的 Citavi 6 小技巧

导入文献

Citavi 6 提供了若干种导入文献的方法,根据个人使用经验,最常用的主要有以下三种:

  • 利用 Citavi Picker 插件:Citavi Picker 是 Chrome,Firefox 和 Internet Explorer 的免费扩展浏览器插件,它能在网页上标识 ISBN 和 DOI 号,并将参考信息发送到用户的项目,也可以发送网页和网页内容到用户项目,该链接以谷歌学术文献搜索为例

  • 利用 ISBN, DOI, other ID 功能:点击菜单栏「ISBN, DOI, other ID」选项,输入文献的识别码(ISBN, DOI, or PubMed ID),在线搜索成功后,点击「Add to project」即可;

  • 利用多种格式文件导入:Citavi 具有良好的兼容性,能够以 RIS,BibTeX 和 ENW 等格式导入参考文献,当我们从谷歌学术或者百度学术下载相应格式的文件后,可以直接拖动该文件到 Citavi 相应区域。

文內引用

在理工科领域,文內引用(in-text citation)多使用数字编号,而在社科领域,文內引用(in-text citation)常常要求丰富的格式变换,比如“张三(2020)”、“(张三, 2020)”、“张三”等格式。该功能在 Word 中使用 Citavi 插件可以轻松实现。

参考文献格式

Citavi 目前提供几乎所有的英文期刊参考文献格式。如果搜索不到某些期刊要求的参考文献格式,可以给工作人员发邮件,工作人员会为你制作相应的期刊论文格式。

但由于 Citavi 开发人员目前只支持德语和英语,所以中文期刊只能自己制作或改编现有参考文献格式的 ccs 文件。比如,Citavi 提供了 GB/T 7714-2015 格式,绝大多数中文期刊格式可以在此基础上进行微小改动,这也体现了 Citavi 的灵活性,具体实现方法可以参照客服服务 QQ 群中的相关帮助文档。

据我所知,大多数文献管理软件并不能同时较好地管理中文和英文的参考文献:比如有时候要求中英文的参考文献格式相互独立;再如许多现有的文献格式英文在前,中文在后,而学位论文、中文期刊要求中文在前,英文在后。而 Citavi 可以完美地解决上述问题,下图展示了本人在 GB/T 7714-2015 的基础上进行参考文献格式修改,以满足本校本科生毕业论文的参考文献格式的全部要求。在修改时,各个修改成分的修改效果可以在最右边的方框中动态呈现。

Word 导航窗格 + Citavi Pane 协同写作

Citavi 导入文献时,将文献进行分类,会为后续写作节省很多时间。在进行论文写作时,同时打开 Word 的导航窗格和 Citavi Pane,会使得写作思路更加清晰。尤其是在写作引言、文献综述和结论时,这些部分涉及的文献较多,如果没有事先的文献分类和清晰的写作框架,学者常常会因为在寻找合适的文内引用上耗费宝贵的时间,并且写作思路也容易被打乱。Word 导航窗格 + Citavi Pane 协同写作能够较好地解决这个问题,让我们更加专注于写作本身。

结语

本文到这里就结束了,如果大家对 Word 论文写作和文献管理有什么心得,欢迎一起讨论。


文章作者: Tayvis
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